「会社を辞めたい。でも、退職って、どうやって伝えたらいいの？」
「揉め事にならずに円満退職するには、どうしたらいいの？」
退職を会社に伝えるのは勇気が要りますよね。
退職の意思を伝えて、強引な引き止めにあったり、職場がイヤな空気になるのはぜひ回避したいところです。
円満に退職を伝える方法があるんだったら、知りたいですよね。
ご安心ください。
今回は、トラブルを未然に防いで、無事円満退職できる上司への伝え方と手順をバッチリ具体例つきでお教えします。
スムーズに退職するためには、まず「会社に迷惑をかけない、常識的な手順」を踏むことがポイントです。
なぜなら揉め事になるのは、会社から見たときに「非常識な手順」で伝えているからなのです。
例えば、忙しい繁忙期に辞めると言い出したり、引き継ぎもできない短期間で辞めると言い出したり……
これでは会社から見ると「なんで今言う？（怒）」ということになります。
正しい常識的な手順を踏み、会社に極力迷惑をかけないようにすれば、怒られる事はほとんどありません。
正しい常識的な手順は……
- 3カ月から遅くとも1カ月前までに
- 直属の上司に面談のアポをとり
- 正しい伝え方で退職の旨を伝え
- 上司と相談の上、「退職届」を書いたり、同僚に伝え
- しっかり仕事の引き継ぎをする
……という事です。
この時期や順番をキッチリ守ることがとても大切で、1つ1つに重要な意味があります。
これからそのことを詳しく解説していきます。
これさえ守れば気持ちよく退社でき、次の会社に行った後も、今の会社と有効な関係を継続することも不可能ではありません。
「立つ鳥跡を濁さず」。最後まで美しい印象を保ち、大きく未来に羽ばたいていきしょう。
「どうしても退職したいけれど、上司に退職の意思伝えるのが難しい…」
「辞めたいと伝える雰囲気ではない…」
このように悩んでいるのであれば、『退職代行』の利用もおすすめです。
『退職代行』は、あなたの代わりに退職の意思を伝え、交渉までしてくれるサービスもあるので、スムーズに退職することが可能ですよ。
目次
退職の伝え方手順①3カ月前〜1カ月前に伝える
退職を伝える時期は、3カ月前から遅くとも1カ月前です。
なぜなら、次の人へ仕事の引き継ぎをしっかりと行なうには、これくらいの時間が必要だからです。
会社としては、あなたが辞めることで、運営に穴が開いては困ります。
逆を言えば、穴が開かないように引き継ぎをしていってくれれば問題ありません。
また、3カ月前がいいのか、1カ月前でいいのかは、仕事の内容や会社の人員環境によって、変わります。
1−1. 3〜2カ月前に伝えた方がいい人＜正社員、契約社員、リーダー＞
正社員や契約社員、リーダーポジションの人は、3〜2カ月前に伝えましょう。
なぜなら仕事の内容が複雑だったり、多かったり、難しかったりして、引き継ぎに時間がかかるからです。
また、会社に余剰の人員がいない場合も、3〜2カ月前に伝えてください。
あなたの穴を埋めるために、求人から行なわなければならないこともあるからです。
求人広告を出し、採用し、それから引き継ぎ業務を教える場合、3カ月でもギリギリなことがあります。
1−2. 2〜1カ月前に伝えてもいい人＜派遣・アルバイト・パート＞
派遣社員、アルバイト・パートの人は、2〜1カ月前でもいいでしょう。
会社側も労働契約上、拘束力が弱いことは知った上で業務を任せているはずなので、引き継ぎが難しい可能性は低いからです。
さらに会社に人員が多く、すぐ自分が抜けた穴が埋めてもらえそうであれば、なお問題ないでしょう。
ただし、派遣社員やアルバイト・パートでもリーダーポジションの人は引き継ぐ業務内容が多いので、なるべく早めに伝える方がベストです。
自分では「大した仕事じゃないから、引き継ぎは簡単」と思っていても、会社側から見ると「ある程度の経験が必要」なものだったり、「あなただから簡単だった」ということもあります。
勝手に自己判断せず、常識的な上記の目安にのっとって動いてください。
民法では2週間前でOK 民法第627条では「期間の定めのない雇用の解約の申し入れ」は「2週間前」でいいとあります。なので法律上は、正社員は2週間前で大丈夫なのですが、実際にこれをやるとほぼ確実に揉め事になるのでおススメできません。 会社の就業規則がある場合は、退職に関する記述がないか一度確認してください。 |
退職の伝え方手順②上司にアポをとる
繁忙期を避け、直属の上司に口頭かメール、スケジューラーで「お話があるのですが」と、個人面談のアポをとってください。落ち着いて話すために、時間は30分〜1時間くらいが良いでしょう。
なぜ個人面談かというと、退職の話を他人に聞かれると組織内に動揺が走って、運営に支障が起きる場合もあるからです。余計な邪魔や引き止めが入る事もあるかもしれません。
なるべく穏便に事が進むように配慮しましょう。
アポを入れるのは、締め切り明けなど落ち着いて話を聞いてもらえそうなタイミングがベストです。
忙しい時期だと、イライラした上司に「こんな時に辞めたいだなんて、とんでもない！」と一蹴されてしまうかも知れないからです。
もう次の入社時期が決まっていて時間がない場合でも、少しでも仕事が落ち着いている隙を狙ってみてください。
ちなみに「直属の上司」とは、ふだん自分が仕事の指示をもらっている上の人のことです。
階級を飛び越してもっと偉い人に伝えてしまうと、あなたの直属の上司は会社から「あいつが辞めることを知らなかったのか、管理不行き届きだ！」と怒られてしまいます。
そうなると、会社を辞めるまでの時間が居心地の悪いものになってしまうので、伝える人を間違えないように注意しましょう。
「ご相談があるのですが」はNG アポを取る時に、「ご相談があるのですが、お時間いただけますか」と言ってしまうと、後日の面談で引き止められてしまう可能性が出てくるので、絶対に使わないようにしましょう。 辞める決意が固まっている場合は「お話したいことがあるのですが」という言葉を使い、相手につけいる隙を与えないようにしてください。 |
退職の伝え方手順③言い方の例文とポイント
直属の上司と2人きりの面談になったら、
「本日はお時間をいただきましてありがとうございます。突然で誠に申し訳ございませんが、退職させていただきたいと思っております。これまで大変お世話になりまして、ありがとうございました」
と単刀直入に言うのが基本です。
ハッキリ言い切ることで、辞める意思が固まっていることが相手にも強く伝わり、「決心しているんだな」と分かれば上司の引き止めも緩まるからです。
もちろん「なぜ」となりますから、理由の言い方はケース別に見ていきましょう。
3−1. 転職の場合：「やりたい事がある」と前向きな理由を言う
一般的な転職の場合は、「自分の夢を実現するため」や「やりたい仕事がある」というような個人的で前向きな理由を言いましょう。
本人がより幸せになるために退職の決意をした場合、上司や会社も邪魔をしにくくなり、円満退職に繋がりやすくなるからです。
＜例文＞ ・実はかねてより挑戦してみたいと思っていた業種があり、ご縁があってこの度お声がけをいただきました。自分の年齢を考えると最後の挑戦になるのではないかと思い、苦渋の選択でありましたが退職することを決心致しました。突然のご報告となり、誠に申し訳ございません。これまでの貴重な経験を活かし、また新しい分野で学んでいきたいと思っております。これまで大変お世話になりました。ありがとうございました。 |
このほか、キャリアアップや起業・独立、留学等も前向きな理由になります。
＜例文＞
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前後に「誠に勝手ながら」とか「深く感謝しております」等の言葉を挟み、あくまで「個人の都合で、会社にご迷惑をおかけしてすみません」という低姿勢な様子を見せるのがポイントです。
会社に対する不平不満はNG 退職の理由に、会社に対する不平不満や人間関係のグチを言うのはやめましょう。 また、意外と仕事の世界は狭いので、遺恨を残すと未来に不都合が生じることがよくあります。 |
3−2. 個人の事情の場合：家庭や体調の事情を言う
結婚や親の介護、家業を継ぐことになった場合や体調不良で退職する場合は、その旨を伝えましょう。
＜例文＞
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こちらの場合も、「残念ですが」「大変お世話になりました」等の言葉をはさんで、「事情のために仕方なく辞める」という感じを滲ませながら伝えるのがおススメです。
将来、また事情が変わって「戻りたい」と思うケースもよくあるからです。
「落ち着いたら、また戻ってきてね」と上司から言われるくらいの円満退職を目指しましょう。
3−3. 引き止められた場合
退職を申し出て、引き止められた場合は、ケースによって言い方が変わります。
具体的にみていきましょう。
3−3−1. 条件が良くなっても辞めたい場合：意思が固いと伝える
退職の決意が固まっている場合は、「雇用条件を良くするから残ってくれ」と言われても、キッパリと断るのがおススメです。
曖昧な返事をすると、相手が期待をしてしまい、話し合いが長引いてしまうこともあるからです。
ここは意思の強さを表すのがベストです。
＜例文＞ ・嬉しいお言葉、誠にありがとうございます。ですが、気持ちは固まっておりまして、新しい場所で挑戦してみたいと考えております。 |
相手の気持ちに感謝を伝えるのを忘れないようにしましょう。
3−3−2. 条件が良くなるなら退職しない場合：改善の希望を伝える
雇用条件等が変わるなら残ってもいいと思っている場合は、引き止められたときが交渉のチャンスとなります。
会社側が下手に出ることはふだんはそうないですから、希望のプランがある場合はそれを伝え、会社側と条件を擦り合わせていくのもひとつの手です。
実際に、「辞める辞める」と言いながら、それを交渉に使い、数十年を経て有名企業の取締役にまでなった人もいます。
引き止めてもらえるということは、会社側があなたの価値を高く評価している現れです。
次の新しいところが、今よりあなたを買ってくれるかは未知数です。
賭けだと考えたら、残る方が何倍も安全なのは明白です。
迷いがあるなら慌てて会社を辞めるより、少しでも自分にとって良い道を冷静に選んで行きましょう。
3−3−3. 「今は困る」と言われた場合：退職の時期を調整する
あなたが申し出るのが遅かった場合、あるいは繁忙期に伝えてしまった場合、会社側が「今は困る」「急すぎる」「だから待ってくれ」という事があります。
この場合は「入社の時期が延ばせるか聞いてみます」と答えて、可能であれば調整するのがベストです。
会社側は物理的に「今、辞められたら困る」という事なので、運営に穴が開かず、スムーズに引き継ぎができれば問題がなくなるわけです。
しかし、次の会社も「今すぐ来てくれないと困る」という場合は、素直にお詫びして、業務に集中する姿勢を見せるしかありません。
＜例文＞ 「申し訳ございません。確認したところ、入社時期が延ばせないということでした。期間は短くて誠に恐縮ですが、しっかり引き継ぎができるよう全力で取組んで参ります」 |
残された時間で引き継ぎに全力を尽くす姿勢が大切なのです。
引き継ぎ用のマニュアルづくりは必須 引き継ぎの時間がない時は、マニュアルをしっかりと書面で作成し、それを読めば後継者が分かるようにしておくことが大切です。 お客様から「担当者が何も言わずに辞めてしまった」ように見えると、会社に何か問題があるように感じられます。 |
3−3−4. 暴言を吐かれたり、脅された場合：しかるべきところに相談する
こちらが誠意を尽くしても、会社側が「絶対に辞めさせない」という強固な態度を取る場合もあります。
中には「これまでおまえの教育にかけた手間暇をどうしてくれるんだ、損害賠償を払え」「辞めるなら今月の給料は払わない」「退職金は払わない」といっためちゃくちゃなことを言い出す会社もあります。
その場合は、ひとりで悩まず、ハローワーク等しかるべきところに相談してください。
また、厚生労働省の総合労働相談コーナーでは、ハラスメントなどの職場のトラブルに関する相談や、解決のための情報提供をワンストップで行なっています。
また裁判所や地方公共団体、法テラスなどの紛争解決機関もあります。
先に述べた通り、法律的には「2週間前」に退職を伝えればいいことになっています。
会社に脅されても鵜呑みにせず、ハローワークや機関と相談して身を守ってください。
併せてこちらの記事も参考にしてみてください。
退職の伝え方手順④退職届の書き方
上司との話し合いが済み、無事に退職が決まったら、必要があれば退職届を出します。
「退職届」は会社規定の用紙がある場合も多いので、まずは上司との面談の時にどうしたらいいか聞いてみてください。
特に規定の用紙がなく、提出が必要な場合は、B5かA4の白の便箋に黒のボールペンか万年筆で、下記のように記します。
＜例＞
「退職届」では、実際はどんな理由であっても、自己都合で退職する場合はすべて「一身上の都合により」と書きます。それが形式です。
書き上がったら、三つ折りにして、郵便番号枠のない白い封筒に入れます。
表に「退職届」と書き、裏には所属する部・課名と自分の名前を書きます。
封には〆の印を書きましょう。
提出先は直属の上司が一般的ですが、会社によって事務処理の都合で、総務や人事の場合もあります。
こちらも面談の時に上司に確認しておきましょう。
社長宛でも「殿」が正解 ビジネス文書では、役職には「殿」をつけるのがルールです。 |
退職の書類は「退職願」「退職届」「辞表」の3種類 一般的に退職の書類は「退職願」「退職届」「辞表」の3種類があります。
会社員の場合は、今回の記事で推奨するように上司に口頭で退職の旨を伝えるのが一般的で、その場合は「退職願」は書く必要なく、退職が決まった後で「退職届」だけ出すのが主流になっています。 |
退職の伝え方手順⑤同僚に伝えるタイミングと言い方
同僚に退職を伝えるのは、上司との話し合いが無事に終わった後にしましょう。
先に噂で広まってしまうと、どんな尾ひれがつくかわからないからです。場合によっては、会社との話し合いがうまくいかなくなる事もあります。
まずは上司と面談するのが先。面談の時に同僚には、
- いつ
- どのタイミングで
- 誰に
- どの順番で
伝えていったらいいかも相談してみてください。
退職の伝え方注意点
その他、退職にはいくつかの注意点があります。
6-1. 基本、メールで退社を伝えるのはNG
メールで退社の意思を伝えるのは、基本NGです。
退社という重要な事をメールで伝えるのは失礼に当たることと、それを読んだ上司が理由もよく分からないうちに怒ってしまう可能性があるからです。
メールはあくまで面談の申込みに使うようにしてください。
ただし、病気等で出社できない状況である時は、メールで退社の意思を伝えても構いません。
6-2. 有休消化分の日にちを逆算するのを忘れずに
引き継ぎ＋有給消化まで含めて退職日を上司と決めるようにしましょう。
「退社あるある」なのが、有休消化を忘れて退職の日にちを決めてしまうことです。
退職届を出した後は退職日は変えられないので注意しましょう。
「辞めるのに有給までもらうのは気が引ける」と遠慮することはありません。
働き方改革もあり、有休は法律的にも社員の当然の権利となっています。
ぜひ有給を消化して、次のステージに羽ばたく英気を養ってください。
6-3. 退職代行に依頼する
「ブラック企業で、とても退職が言い出せない」「退職と言ったら、どんな目にあうか分からない」
そんな場合は、退職代行サービスを使うのも手です。
弁護士事務所や外部の労働組合等が、あなたの代わりに退職を会社に伝えてくれます。
中には未払いの給料の回収まで行ってくれるところもあります。
料金は2万円台〜5万円台が相場。
サービス内容に差があるので、「退職代行」で検索し、内容をよく吟味して選んでください。
6-4. ハローワークや仕事紹介サービスに相談もOK
「退職の仕方がわからない」「会社が辞めさせてくれない」という場合は、ハローワークや民間の仕事紹介サービス・転職サイトや転職エージェントに相談するのもおススメです。無料で相談にのってくれます。
円満に辞めなくてもいいなら、一方的に「退職届」を配達の証明が残る郵便で会社に送っても、法律的には2週間後に辞めることができます。
離職票がもらえない場合はハローワークに相談すれば、ハローワークから会社に催促してもらえますし、
その他の手続きも、ハローワークや税務署がなんとかしてくれます。
究極を言ってしまえば、会社はいつでも簡単に辞められます。
会社を辞めることで心を病むほど悩む必要はありません！
また、こちらも参考までにお読みください。
- 「退職までの流れ10ステップを解説！チェックリスト＆例文サンプル付」
- 「最も有利な退職のタイミングは1～3月！伝えるのは内定後が大原則」
- 「退職の意思は何ヶ月前に伝えるべき？正しい決め方と調査データを解説」
- 「退職を切り出せないときの効果的な対処法｜シチュエーション別に解説」
まとめ
円満退職できる「退職の伝え方」、いかがだったでしょうか。
まとめますと……
- 仕事の引き継ぎをしっかり行なうことを考えて
- 3カ月から遅くとも1カ月前までに
- 直属の上司に面談のアポをとり
- ケースに合った言い方で退職の旨を伝え
- 上司と相談の上、「退職届」を書いたり、同僚に伝える
……ということでした。
お世話になった会社に迷惑をかけない辞め方をしておくことは大切です。
将来、どんな繋がりでまた関わることになるから分からないからです。
縁のひとつひとつに礼儀をもって対処しておきましょう！
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