「ミスを何度もしてしまう…いい加減直したい」と悩んでいませんか？
実は、ミスは以下の方法で予防することが可能です。
▼ミスを予防する方法
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ただし、ミスを予防する方法を実践する前に、自分のミスは何が原因なのかを明確にすることで、より的確な予防法を選択することができます。
そこで本記事では、以下の内容を解説していきます。
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本記事を読むことで、仕事でミスをしたあとの対処法や予防する方法が実践できるようになるだけでなく、ミスで落ち込む自分から立ち直るためのポイントも知ることができます。
ぜひ、最後までお読みください
目次
1.仕事のミスは誰しもがある！
仕事のミスをすると、自分だけがミスをしているような気がして、落ち込んでしまいますよね。
しかし、ミスは誰でもするものです。
実際に、エン・ジャパン社による調査で、働く女性790名にアンケート調査を行ったところ、「仕事をミスしてしまった経験がありますか？」という質問に、99％の人が「ある」と回答しています。
参考：エン・ジャパン
上記のアンケート結果からもわかる通り、仕事上のミスは多くの人が経験していますが、原因を理解し、対処法・予防法を知ることで、ミスへの対処ができるだけでなく、ミスを減らせるようになります。
そこで2章から4章では、仕事のミスが生じてしまう原因と対処法、予防法を解説していきます。
2.仕事でミスをしてしまう2つの原因
仕事でミスをしてしまう原因は大きく2つあります。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
2-1.集中力が低下している
仕事でミスをする原因のひとつとして、集中力の低下が挙げられます。
集中力が下がると、作業に対する判断力や注意力が欠けてしまい、思わぬところでうっかりミスをしてしまうのです。
例えば、「社内メールを間違えて取引先に送ってしまった」「商品の金額を一桁間違えて入力してしまった」などです。
以下の状態で仕事をしていると集中力が低下してしまう傾向にあります。
▼集中力を低下させる原因
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2-2.思い込み、予測で仕事をする
思い込みや予測で仕事をすることが原因で、ミスをしてしまいます。
この場合、正しいと思いこんでいた情報が、ある程度仕事を進めてから誤っていたことが判明し、ミスにつながってしまいます。
例えば、上司に資料作りに指示され、メモを取らずに頭で記憶して、作成後、上司に提出したところ、「資料の一部が指示した内容と違う」と指摘されてしまう、などです。
メモを取らずに自分の記憶が正しいと思い込んでしまったがために、このようなミスが発生してしまうのです。
以下のような仕事の仕方をしていると、思い込みや予測で仕事をすることになり、ミスが発生してしまいます。
▼思い込み、予測で仕事をする人
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3.仕事でのミスを予防する7つの方法
ミスが多い場合、今後二度と同じミスを繰り返さないためにも、予防策を打つ必要があります。
本章でご紹介する予防策を取り入れて、仕事でミスを減らしましょう。
仕事でのミスを予防する方法は以下の7点です。
それぞれ詳しく見てみましょう。
3-1.適度な雑音の中で仕事をする
適度な雑音の中で仕事をすることで、仕事に集中でき、うっかりミスを回避することができます。
というのも、人は無音の状態よりも70デシベルほどの雑音があった方が集中して取り組めるためです。
例えば以下の3つは70デシベル程度の雑音です。
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適度な雑音(70デシベル)の中で仕事をするための具体的な方法は以下の通りです。
▼適度な雑音の中で仕事をするための具体的な方法一覧 1.カフェで仕事をする 適度な雑音の環境にオフィスから移動して仕事をします。 2.YouTubeやストリーミングサービスなどで雨音のBGMを流す 「雨 BGM」と検索して、雨音のBGMを流します。 3.「Coffitivity」というアプリを使用する 「Coffitivity」という、意図的に環境音を作り出してくれるアプリを利用します。 3種類の環境音から選択して、流すことができます。 |
3-2.スマホの通知をオフにして仕事をする
スマホの通知をオフにすることで仕事に集中でき、ミスを防ぐことができます。
なぜなら、スマホの通知のたびに気にしていると、集中力が低下にしてしまい、ミスしやすくなってしまうためです。
したがって、スマホの通知は仕事の作業スピードを低下させるので、オフにしておきましょう。
3-3.デスク周りを整理整頓しておく
デスク周りを整理整頓しておくことで、ミスを防ぐことが可能です。
3-3-1.デスク周りを整理整頓しておくメリット
デスク周りを整理整頓しておくメリットは、視界に余計なものが入らないので気が散らず、目の前のことに集中でき、結果的にミスを減らすことができるという点です。
人間は視界に入る物の量が多いと、それだけ情報を脳内で処理するため、集中力が散漫になってしまいます。
そのため、デスク周りを整理整頓しておくのが良いのです。
3-3-2.デスク周りを整理整頓する際のポイント
デスク周りを整理整頓するポイントは以下2つです。
▼デスク周りを整理整頓するポイント
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モノの定位置を決めることで、「使ったら必ず定位置に戻す」という意識付けができます。
取り出す際にも、場所が決まっていれば、探す必要もなくすぐに取り出せます。
また、 モノが増えすぎると散らかる原因になるので、どのくらいの量を保つのか決めておくと、デスクが常にきれいな状態を保てます。
例えば、ボールペンはノベルティでもらえる機会が多く、引き出しの中に溜まりやすい傾向にあります。そこで、「ボールペンは引き出しに3本まで」と決めておくと、デスク内部が散らかることなく、綺麗な状態を維持できます。
3-4.質の良い睡眠をする
質の良い睡眠をすることによって、ミスを防ぐことができます。
3-4-1.質の良い睡眠とは
そもそも質の良い睡眠とは、寝付きが良く、ぐっすり眠れて、寝起きはすっきり起きれる状態のことです。
質の良い睡眠を取ることで、疲労回復するため、作業に集中でき、結果的にミスを予防することができるのです。
3-4-2.質の良い睡眠を取るためのポイント
質の良い睡眠を取るためには、以下のポイントを意識しましょう。
▼質の良い睡眠を取るための4つのポイント ◆食事は就寝の2〜3時間前には終わらせておく 寝る前に食事を取ると、体が消化活動を優先して眠りが浅くなってしまいます。 その結果、疲れが抜けにくくなり体調不良の原因になるため、気をつけましょう。 ◆就寝前に温かい飲み物を飲む 寝る前に温かい飲み物を飲むことで、内臓から体温上昇を促し、自然な眠気を起こすことができます。 おすすめは以下3つの飲み物です。
◆就寝前に38℃ほどのぬるま湯に20分ほどつかる 寝る前にぬるま湯でじっくり体を温めることによって、緊張をほどき、リラックスするため、寝付きが良くなります。 ◆朝食はしっかり食べる 朝食は体を目覚めさせるため、しっかり取るようにしましょう。 |
3-5.最低90分に1回は休憩を取る
最低90分に1回は休憩を取ることで、仕事のミスを予防できます。
人間は集中できる時間に限度があり、最大で90分までしか集中できません。
そのため90分を超える長時間の作業は集中力を欠如させ、ミスが起こりやすくなってしまうのです。
したがって、できれば90分に1回休憩を入れることで脳をリフレッシュさせ、ミスが起こりやすくなるのを回避しましょう。
3-6.疑問点は必ず解消するようにする
仕事の依頼をもらった際には、疑問点は必ず解消することで、予測で動いてミスをしてしまうことを回避できます。
疑問点をそのままにして仕事を開始してしまうと、結局、疑問点の部分は予測でしか動けず、その予測が間違っていれば、ミスにつながってしまいます。
仕事の依頼内容をしっかり聞いたり、読んだりした上で、曖昧なことがあれば、しっかり聞き出して疑問点はない状態で仕事を進めるようにしましょう。
3-7.5W1Hを意識してメモを取る
仕事の依頼をもらう際には、必ずメモを取るようにすると、ミスを防ぐことができます。
自分の頭で記憶するよりも情報が確実で、予測で動くことがなくなるため、メモを取ることはミスをしないためには非常に重要です。
メモを取るポイントは、下記「5W1H」を意識してメモすることです。
5W1H | |
When | いつ |
Where | どこで |
Who | 誰が |
What | 何を |
Why | なぜ |
How | どのように |
「5W1H」で内容を整理しながらメモをすれば、情報をわかりやすく整理でき、後から見返した際に、抜け漏れなく仕事を進められます。
4.仕事でミスをした後にすべき対処法
仕事でミスをしてしまった後は、事態が悪化しないように迅速に対処をする必要があります。
ミスをした後にすべき対処法は、以下の3つです。
それでは詳しく見ていきましょう。
4-1.ミスした事実を迅速に報告する
仕事でミスをしてしまったら、まずは真っ先にミスの内容を上司に報告しましょう。
上司に対してミスを素早く、正確に報告することで、上司が一緒に解決してくれたり、解決策をアドバイスしてくれたりするからです。
自分自身ではどうしようもできないと思っていたミスでも、経験の多い上司にとっては簡単に解決できてしまう可能性もあります。
具体的な報告の仕方としては、以下を参考にしましょう。
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4-2.関係者に誠意を持って謝罪をする
ミスを起こしてしまった場合、社内の人でも顧客であっても、迷惑をかけてしまった人に対して、誠意を持って謝罪を行いましょう。
謝罪をする際に重要なのは、「言い訳をしない」ことです。
たとえ、仕事に慣れていないにも関わらず忙しくてミスをしてしまったとしても、ミスに変わりはありません。
自分自身がミスをしたことを受け止めて、関係者に対してご迷惑をおかけしてしまったことを、心からお詫びしましょう。
4-3.ミスの原因を特定し、対応策を考える
ミスをした後は自分のミスの原因を特定し、二度と同じミスをしないように、対応策を考えておく必要があります。
例えば、宛先を間違えてメールを送ってしまった場合、ミスの原因は「自分は大丈夫だろうという思い込み・確認不足」です。
そのため、今後メール送信をする際には、すぐに送るのではなく、送信前に再度宛先を確認するようにする、という対策を考え、実行をするようにします。
このようにミスの原因を特定することで、それに対する対応策を考え、二度と同じミスを繰り返さないようにしておきましょう。
5.仕事でのミスで落ち込む自分から立ち直るためのポイント
仕事でミスをしてしまうと、気分が落ち込んでしまいますが、いつまでも引きずっていると仕事に支障をきたしかねません。
そこで仕事でのミスで落ち込む自分から立ち直すための2つのポイントをご紹介します。
それでは詳しくみていきましょう。
5-1.ミスは誰にでもあると言い聞かせて切り替える
仕事でのミスで落ち込む自分から立ち直るためのポイントは、「ミスは誰にでもあることだ」と自分で納得をすることです。
そして、重要なのは今後同じミスを繰り返さないことであると、思考を切り替える必要があります。
ミスをいつまでも引きずってしまうと、仕事にも集中できず、新たなミスをしかねません。
ミスは自分だけ特別にするのではなく、みんな経験していると考えれば、立ち直りやすくなります。
5-2.先輩や上司に相談してみる
ミスをしてしまって立ち直れない際には、先輩や上司に相談をしてみるというのも、一つの手です。
先輩や上司もミスを経験しているため、ミスをしないようにどう工夫しているのか、どう切り替えて仕事をしているのか聞いてみると、立ち直るためのヒントをもらえるかもしれません。
自分だけで悩むのではなく、先輩や上司に相談することで、新しい答えに辿り着け、気持ちを切り替えられる可能性があります。
6.まとめ
本記事では、仕事でミスをする原因や対処法・予防法などをご紹介しました。
改めて本記事の内容をおさらいしてみましょう。
◆仕事でミスをしてしまう2つの原因
◆仕事でのミスを予防する7つの方法
◆仕事でミスをした後にすべき対処法
◆仕事でのミスで落ち込む自分から立ち直るためのポイント
本記事が仕事を進める上で、参考になれば幸いです。
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