仕事が終わらない人の根本的な原因とやるべき8つの対処法【定時帰りのコツ付き】

仕事が終わらない人の根本的な原因とやるべき8つの対処法

「できるだけ早く帰りたいのに、毎日残業ばかり…」と悩んでいませんか?

仕事が終わらない人は主に以下の2パターンです。

▼仕事が終わらない人のパターン

  • 周りは仕事が終わっているのに自分だけ終わらず、仕事のやり方や行動に改善の余地がある場合
  • 自分の努力や工夫ではどうにもできず、業務量が多い場合

仕事が終わらない人のパターン別に分けた、それぞれの対処法は以下の通りです。

▼自分だけが終わってない場合の対処法

  • 優先順位をつける
  • 仕事を人に依頼する
  • PC作業が効率化できる時短ワザを使う
  • 適度な雑音の中で仕事をする
  • スマホの通知をオフにして仕事をする
  • デスク周りを整理整頓しておく
  • 最低90分に1回は休憩をする

▼業務量が多くて仕事が終わらない場合の対処法

  • 上司に相談する
  • 転職をする

このように、自身は仕事が終わらないパターンのうち、どちらに当てはまるのかを理解した上で対処法を知ることで、自分にとって適切な対処を取ることができます。

さらに対処法だけでなく、仕事上の時間の使い方を大きく改善するためには、定時で帰れる人が意識していることや、徹底的な時間術を身に付けるための本を知って、自身に取り入れていく必要があります。

そこで本記事では、以下の内容をご紹介します。

  • 仕事が終わらない人の根本的な原因
  • 自分だけ仕事が終わらない時の5つの対処法
  • 仕事が速い人は効率化をしている
  • 定時で仕事を終える人が意識している3つのこと
  • 業務量が多くて仕事が終わらない場合の2つの対処法
  • 仕事が終わらず大きなストレスを抱えてしまう場合の3つの対処法
  • 仕事が終わらない人におすすめの本3選

本記事を読むことで、仕事が終わらない原因や対処法がわかるだけでなく、明日から早速実践していくことが可能です。

ぜひ最後までお読みください。

1.仕事が終わらない人の根本的な原因

仕事が終わらない人は対処法を知る前に、なぜ自分が仕事が終わらないのか、その原因を明らかにしておく必要があります。
なぜなら、原因を知ることで、自分に合った適切な対処法を理解し、行動することができるためです。

本章では、仕事が終わらない人の根本的な原因を解説します。

そもそも仕事が終わらない人は、大きく分けて以下の2つのパターンがあります。

▼仕事が終わらない人のパターン

  • 周りは仕事が終わっているのに自分だけ終わらず、仕事のやり方や行動に改善の余地がある場合
  • 自分の努力や工夫ではどうにもできず、業務量が多い場合

それではそれぞれ詳しく解説していきます。

1-1.自分だけ仕事が終わらない場合

周りの人は仕事が終わっているのに、自分だけ仕事が終わらない場合は、仕事のやり方や行動に改善の余地がある可能性があります。
具体的には、以下の4点が原因で仕事が人より遅くなってしまっている可能性があります。

自分だけ仕事が終わらない場合のパターン

  1. 優先順位をつけていない
  2. 人に仕事を依頼できない
  3. PC作業の時短ワザを使っていない
  4. 集中力がない

それぞれ詳しく見ていきましょう。

1-1-1.優先順位をつけていない

仕事に優先順位をつけていないことが原因で、仕事が終わらない可能性があります。

優先順位をつけずに仕事をする人は、目の前にある仕事から着手していくので、重要度の低い仕事に時間を割いてしまったり、急ぎで終わらせるべき仕事を後回しにしてしまったりするのです。

優先順位を付けないと、仕事の段取りが悪くなり、結果的に仕事がなかなか終わらない状況になってしまいます。

1-1-2.人に仕事を依頼できない

人に仕事を依頼できないと、なかなか仕事が終わらない状況が発生してしまいます。

というのも、人に頼らない場合、自分の請け負える量を超えた仕事が入ってきても、自分で全てこなさなければならなくなるからです。

そして、自分のキャパが超えた状態でさらに仕事が舞い込んでくるため、常に仕事に追われ、終わりが見えなくなってしまいます。

一方で、人に仕事を依頼できる人は、自分の請け負える量の仕事が入ってきた場合、周囲の人に仕事を依頼して、自分がこなせる範囲に仕事量を調整できるため、仕事に区切りをつけることができます。

1-1-3.PC作業の時短ワザを使っていない

自分だけ仕事が終わらない場合、PC作業の時短ワザを使っていないことが原因である可能性があります。

時短ワザやツールを使わないと、PC作業のスピードは速くならず、仕事の1つ1つの作業効率が落ちてしまうのです。

例えば、メールを打ち込む際に、よく使うフレーズを何度も打ち直すのはムダであると判断し、PCのユーザー辞書機能に、以下のように登録して、効率よく文章を打てるようにするなどは時短ワザの1つです。

ユーザー辞書への登録例

おつ

お疲れ様です、◯◯です。

おせ

お世話になっております。◯△株式会社の◯◯です。

よろ

よろしくお願いいたします。

このように、少しでも作業効率をアップさせるような時短ワザを身につけて使っているかどうかだけでも、仕事の終わるスピードは大きく変わるのです。

1-1-4.集中力がない

仕事中の集中力がないというのも、仕事が終わらない原因として考えられます。

集中力がないと、別のことが気になって作業の進むテンポが遅くなったり、ミスをして修正に余計な時間がかかったり、「時間だけが過ぎて仕事が全然進んでいない」という状況に陥りがちです。

具体的には、以下の状態で仕事をしていると集中力が低下し、作業スピードが落ちてしまいます。

▼集中力を低下させる仕事の取り組み方

  • 雑音や騒音が大きい環境で仕事をしている
  • スマートフォンなどの通知を気にしながら仕事をしている
  • 休憩を取らず作業をしている

1-2.業務量が多くて仕事が終わらない場合

自分の努力や工夫ではどうにもできず、業務量が多くて仕事が終わらない場合は、会社自体に問題がある可能性があります。

具体的には、以下の2点が原因で業務量が増えてしまっている可能性があります。

業務量が多くて仕事が終わらない場合の原因

  1. 会社が人手不足に陥っている
  2. 上司による仕事の割り振りが適切に行われていない

それぞれ詳しく見ていきましょう。

1-2-1.会社が人手不足に陥っている

会社の人手不足が原因で、業務量が増え、仕事が終わらなくなってしまっている可能性があります。

人手不足になると、1人あたりが行うべき作業量は言うまでもなく増加してしまいます。

その結果、いくら効率的に仕事をこなしてもさらに仕事が舞い込んでくるため、キャパオーバーになり、いつまでも仕事が終わらない状況が続いてしまうのです。

この状態は、自分自身ではどうすることもなく、会社側が採用を行うなどして人員確保に努める必要があります。

1-2-2.上司による仕事の割り振りが適切に行われていない

上司の仕事の割り振り方が不適切であることが原因で、仕事が終わらない可能性もあります。

自分だけに仕事が偏ってしまい、キャパオーバーになってしまうのです。

特に、上司から仕事が評価されている人が陥りがちな状況です。

2.自分だけ仕事が終わらない時の5つの対処法

先述の通り、仕事が終わらない人は、「自分だけ仕事が終わらない場合」と「業務量が多くて仕事が終わらない場合」の2パターンの状況があると解説しました。

しかしそれぞれの状況によって、「自分の仕事のやり方や行動を改善する対処」「状況や環境を変える対処」のどちらを行うのが有効なのかは異なります。

そこで以下のように、状況別に対処法をご紹介します。

  • 自分だけ仕事が終わらない場合の対処法
  • 業務量が多くて仕事が終わらない場合の対処法

本章ではまず、「自分だけ仕事が終わらない場合の対処法」を以下5つ解説していきます。

自分だけ仕事が終わらない場合の7つの対処法

  1. 「緊急度」「重要度」を考慮して優先順位をつける
  2. 仕事を人に依頼する
  3. PC作業が効率化できる時短ワザを使う
  4. 適度な雑音の中で仕事をする
  5. スマホの通知をオフにして仕事をする
  6. デスク周りを整理整頓しておく
  7. 最低90分に1回は休憩を取る

それでは詳しく見ていきましょう。

(「業務量が多くて仕事が終わらない場合の対処法」は5章で解説しています。)

2-1.「緊急度」「重要度」を考慮して優先順位をつける

優先順位をつけることで、終わらない仕事を終わりに近づけることが可能です。

というのも、優先順位を決めることで、緊急性の高い仕事や力を入れるべき重要な仕事を、早めに着手でき、段取りよく仕事を進めていけるため、仕事を片付けていけるのです。

優先順位を決めるためには、以下の3ステップを行います。

優先順位を決める3ステップ

  1. やるべき仕事の書き出し
  2. 「緊急度」「重要度」を考慮し4種類に分類
  3. 優先順位の決定

それぞれのステップについて、詳しく見ていきましょう。

2-1-1.【ステップ①】やるべき仕事を書き出す

まずは、その日1日にやるべき仕事を書き出していきましょう。
紙に書き出しても、PCやスマホのメモ帳機能を使用しても構いません。

やるべき仕事を書き出すことで、1日にどのくらいの仕事をこなす必要があるのかが見えてきます。

2-1-2.【ステップ②】仕事を「緊急度」「重要度」を考慮して4種類に分類する

仕事を一通り書き出せたら、ステップ②で優先順位の決定をしていきます。

以下の図のように、「重要度」「緊急度」の2つの軸を置き、それぞれの仕事をA・B・C・Dの4種類に分類します。

仕事の優先順位

「重要度」と「緊急度」という2つの軸で仕事を4つに分類することで、急ぎの仕事ばかりこなして、重要な仕事を後回しにしてしまうことを防ぎ、客観的に優先順位を決めることができます。

具体的な分類の仕方は、以下の通りです。

▼仕事の4パターンの分類の仕方

【A】自分や会社にとって価値のある重要な仕事で、締め切りが近い緊急性のある仕事
例:締め切りのある仕事、クレーム処理、切羽詰まった問題など

【B】自分や会社にとって緊急性はないけれど、重要な仕事
例:自己研鑽、人間関係づくり、将来に向けた準備や計画など

【C】自分や会社にとって重要度が低いけれど、緊急で対応すべき仕事
例:重要でない電話やメール、重要でない会議、無意味な接待や付き合いなど

【D】自分も会社にとっても重要ではなく、緊急性もない仕事
例:見せかけの仕事、何もしない移動時間や待ち時間、だらだら電話など

※Dはムダな仕事なので、もしある場合はやるべきことから除外しましょう。

2-1-3.【ステップ③】優先順位を決定する

上記のように、4パターンに分類ができたら、A→B→C→(D)の順で、各仕事に優先順位をつけていきます。

以下のような仕事があった場合を例に、優先順位のつけ方を見てみましょう。

▼やるべきこと

  • 明日提出の企画書作成【A】
  • K社のAさんへメールの返信をする【C】
  • F社のBさんへ電話をする【C】
  • 来月にあるI社へのコンペに向けて、プレゼン資料作成【B】
  • 競合X社の分析【B】
  • 3日後の社内コンペ用のプレゼン資料作成【A】
  • 接待飲み会の予約【C】

▼優先順位を決定する

【A】

① 明日提出の企画書作成
② 3日後の社内コンペ用のプレゼン資料作成

【B】

③ 来月にあるI社へのコンペに向けて、プレゼン資料作成

【C】

④ K社のAさんへメールの返信をする
⑤ F社のBさんへ電話をする
⑥ 接待飲み会の予約

これで、「緊急性」「重要度」を考慮した、客観的な優先順位を決めることができ、今までよりもスムーズに仕事を進めることが可能になります。

2-2.仕事を人に依頼する

仕事が終わらない場合は、人に仕事を依頼するというのも1つの手です。

2-2-1.仕事を人に依頼するべき理由

仕事を人に依頼するべき理由は、自分の得意分野に集中することができるからです。

自分よりも他人の方が得意な分野がある場合、その人に仕事を依頼した方が効率が良く、その分、自分は得意な分野の仕事に着手することができるのです。

例えば、明日提出の企画書の作成をしなければいけないけれど、別のプレゼン資料提出も明日に迫っており、仕事が終わる目処が立たない場合です。

企画書の作成は得意だけれど、プレゼン資料は不得手であるため、プレゼン資料作成スキルの高い同僚には、プレゼン内容とその流れを伝えて、作成を依頼し、自分は企画書の作成をします。

そうすれば、企画書にじっくり時間を使いつつ、プレゼン資料作成も進んでいくので、効率良く仕事が回ります。

2-2-2.仕事を人に依頼する際のポイント

仕事を人に依頼する際、ただ頼めばいいというものではありません。

伝え方やタイミングが悪ければ、依頼に対して嫌な顔をされてしまったり、引き受けてもらえない可能性もあります。

そこで、相手に気持ちよく仕事を引き受けてもらうために、依頼する際のポイントを知っておく必要があります。

仕事を人に依頼する際のポイントは以下の通りです。

▼仕事を人に依頼する際のポイント

【1.依頼するタイミングを見計らう】
相手が忙しそうな時や、考え事をしている時、重要な会議が控えている時などは依頼を避けるようにしましょう。

【2.謙虚に依頼する】
相手の時間を使って自分の仕事をしてもらうため、謙虚な態度で依頼をしましょう。
依頼する相手の手間を思いやって、「忙しいところ、本当に申し訳ないけれど…」と一言添えるようにするとベターです。

【3.頼む理由や目的、内容、期限を明確にする】
人に仕事を頼む際には、その理由や目的、内容、期限を明確にすることで、相手も納得して引き受けてもらいやすくなります。

【例】
「明日、プレゼンで使う資料を作成しなくてはならないけれど、別件で明日提出の企画書の作成もあるため、ひとりでは仕事が間に合いそうにありません。忙しいところ、本当に申し訳ないのですが、今日の◯時までにプレゼン資料の作成をお願いできませんでしょうか?プレゼンの内容は〜〜〜で流れは◯◯です。」

【4.気持ちよく引き受けてもらうための一言を添える】
相手に仕事を気持ちよく引き受けてもらうためには、「あなただからこそ、依頼したい」という一言を添えることで、相手の自尊心を満たすと良いでしょう。

【例】
「Aさんは以前の会議で、プレゼン資料が一番わかりやすく、見やすかったので、ぜひお願いしたいです」など。

同じ依頼をするにしても、上記のようなポイントを意識して伝えると、受け手側も気持ちよく仕事を引き受けてくれる可能性が高くなります。

2-3.PC作業が効率化できる時短ワザを使う

仕事が終わらない人は、PC作業が効率化できる時短ワザを使うことをおすすめします。

時短ワザを活用することで、効率よく作業を進めることができます。

1つの作業のスピードが上がれば、仕事全体としても大幅に時間を削減でき、仕事を終わりに近づけることができるのです。

PC作業を効率化できる時短ワザを以下の2つご紹介します。

  • ショートカットキーの活用
  • ユーザー辞書登録

2-3-1.ショートカットキーの活用

ショートカットキーを活用することで、今までマウスで行っていた作業もキーボード上で行える様になるので、PC作業のスピードをアップさせることができます。

活用すべきおすすめのショートカットキーは以下の通りです。

ショートカットキー 一覧

セルやテキストの全選択

【Windows】Ctrl + A
【Mac】Command + A

テキスト・データの範囲選択

Shift + →↓←↑(矢印キー)

左右の矢印使用で1文字ずつで
選択範囲を指定可能。
上下の矢印使用で行単位の指定可能。

印刷プレビューの表示

【Windows】Ctrl + P
【Mac】Command + P

選択範囲のコピー

【Windows】Ctrl + C
【Mac】Command + C

選択範囲の切り取り

【Windows】Ctrl + X
【Mac】Command + X

コピー・切り取りデータを貼り付け

【Windows】Ctrl + V
【Mac】Command + V

ファイルを保存

【Windows】Ctrl + S
【Mac】Command + S

操作を元に戻す

【Windows】Ctrl + Z
【Mac】Command + Z

元に戻した直前の操作のやり直し

【Windows】Ctrl + Y
【Mac】Command + Y

「Ctrl + Z」で元に戻した結果、
操作内容に問題がない場合に使える。

ページ内でのキーワード検索

【Windows】Ctrl + F
【Mac】Command + F

デスクトップの表示

【Windows】Win + D
【Mac】Fn + F11

ファイルやフォルダの名前の編集

【Windows】F2
【Mac】Fn + F2

新しいウィンドウを開く

【Windows】Ctrl + N
【Mac】Command + N

URLバーに移動して検索

【Windows】Ctrl + L
【Mac】Command + L

2-3-2.ユーザー辞書登録

次にご紹介するPCの時短ワザは、ユーザー辞書登録機能を使う方法です。

ユーザー辞書登録とは、通常の変換では候補として出てこない漢字や言葉を、あらかじめ変換候補として登録しておける、PCに標準で搭載された機能です。

「よみ」と「語句」を登録しておけば、変換候補を追加できます。

このユーザー辞書登録機能を活用して、メールや文書作成でよく使う単語やフレーズ、住所や会社名などを登録しておけば、文章を打つときに全ての文字をタイピングしなくても、入力が可能になり、効率よくタイピングをすることができます。

ここではユーザー辞書登録をしておくと便利な言葉をご紹介します。

おすすめのユーザー辞書登録【挨拶編】

おせ

お世話になっております。◯◯株式会社の△◯です。

おつ

お疲れ様です、△◯です。

よろ

よろしくお願いいたします。

かきご

下記ご確認をいただけますでしょうか。

いじょよ

以上、よろしくお願いいたします。

いじょご

以上、ご確認よろしくお願いいたします。

ごけ

ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

おて

お手数をおかけいたします。

なにと

何卒よろしくお願いいたします。

あり

ありがとうございます。

 

おすすめのユーザー辞書登録【使用頻度の高い情報編】

あど

自分のメールアドレス

でんわ

自分の電話番号、もしくは会社の電話番号

じゅうしょ

自分の住所、もしくは会社の住所

こうし

自社の公式サイトのURL

 

おすすめのユーザー辞書登録【よく使う文書をテンプレート化編】

にっぽう

【◯月◯日 日報】

本日の業務内容について、ご報告いたします。

本日の業務内容:
成果:
報告事項:

にってい

お忙しい中恐れ入りますが、以下日程のご都合はいかがでしょうか。

◯月◯日(◯)  :00 〜 ◯月◯日(◯)  :00
◯月◯日(◯)  :00 〜 ◯月◯日(◯)  :00
◯月◯日(◯)  :00 〜 ◯月◯日(◯)  :00

2-4.適度な雑音の中で仕事をする

適度な雑音の中で仕事をすることで、仕事に集中でき、作業を進めやすくなります。

そして、仕事を終わりに近づけることが可能です。

というのも、人は無音の状態よりも70デシベルほどの雑音があった方が集中して取り組めるためです。

例えば以下の3つは70デシベル程度の雑音です。

  • カフェでの雑音
  • 雨音
  • ホワイトノイズ(テレビの砂嵐のような音)

適度な雑音(70デシベル)の中で仕事をするための具体的な方法は以下の通りです。

▼適度な雑音の中で仕事をするための具体的な方法一覧

1.カフェで仕事をする
適度な雑音の環境にオフィスから移動して仕事をします。

2.YouTubeやストリーミングサービスなどで雨音のBGMを流す
「雨 BGM」と検索して、雨音のBGMを流します。

3.「Coffitivity」というアプリを使用する
「Coffitivity」という、意図的に環境音を作り出してくれるアプリを利用します。

3種類の環境音から選択して、流すことができます。

◆App Storeからダウンロード

◆Google Playからダウンロード

2-5.スマホの通知をオフにして仕事をする

終わらない仕事を終えるためには、スマホの通知をオフにすることをおすすめします。

なぜなら、スマホの通知のたびに気にしていると、集中力の低下によって作業スピードが落ちてしまい、作業が効率よく進んでいかないためです。

ミシガン州立大学の研究では、集中が必要な作業を、学生がPCで行っている最中に、途中でポップアップ画面が立ち上がると、どのくらい生産性が下がるのかを調査しました。

その結果、2.8秒間ポップアップ画面が開くだけで、学生の作業スピードは半分以下まで低下してしまったのです。

したがって、スマホの通知は仕事の作業スピードを低下させるので、オフにしておきましょう。

2-6.デスク周りを整理整頓しておく

デスク周りを整理整頓しておくことで、仕事を住むずに進めることができ、終わらない仕事を終わりに近づけることが可能です。

2-6-1.デスク周りを整理整頓しておくメリット

デスク周りを整理整頓しておくメリットは、探し物をするムダな時間を削減できるという点です。

資料やツールが整理整頓されていないと、使うタイミングですぐに取り出すことができず、探す時間が必要になってしまいます。

その一方で、 普段からデスクの周りを整理整頓しておけば使いたいタイミングですぐに資料をやツールを取り出せるため、探す時間は削減できます。

そして仕事をするための時間を確保でき、業務をスムーズに進めていくことができます。

2-6-2.デスク周りを整理整頓する際のポイント

デスク周りを整理整頓するポイントは以下2つです。

▼デスク周りを整理整頓するポイント

  1. モノの定位置を決めて、必ずそこにしまう
  2. どのくらいの量を管理するか決める

モノの定位置を決めることで、「使ったら必ず定位置に戻す」という意識付けができます。
取り出す際にも、場所が決まっていれば、探す必要もなくすぐに取り出せます。

また、 モノが増えすぎると散らかる原因になるので、どのくらいの量を保つのか決めておくと、デスクが常にきれいな状態を保てます。

例えば、ボールペンはノベルティでもらえる機会が多く、引き出しの中に溜まりやすい傾向にあります。そこで、「ボールペンは引き出しに3本まで」と決めておくと、デスク内部が散らかることなく、綺麗な状態を維持できます。

2-7.最低90分に1回は休憩を取る

90分に1回は休憩を取ることによって、仕事をスムーズに進めていくことができます。

2-7-1.90分に1回休憩を取るべき理由

90分に1回休憩を取るべき理由は、人間の集中力は90分程度が限界だと言われているからです。90分以上の長時間作業を続けると作業効率が落ちてしまい、全体の業務をこなすのに時間がかかってしまうのです。

大学の講義も、人間の集中力の持続時間に合わせて90分に設定されています。

2-7-2.ベストな休憩の取り方

ベストな休憩の取り方は、5分〜10分の休憩を90分に1回取るようにしましょう。

15分以上の休憩は、緊張感がなくなり、仕事に戻っても集中できなくなってしまうので、長い休憩は取らないようにするとベターです。

また休憩時間中には、立ち上がるようにするのもおすすめです。

というのも、座り続けていると、血流が悪くなって、脳のパフォーマンスが低下してしまうからです。

休憩時間にうまく脳をリフレッシュさせて、効率的に動ける状態をキープするようにしましょう。

3.仕事が速い人は効率化をしている

ここまで、自分だけ仕事が終わらない場合に、仕事を終えるための対処法についてご紹介しました。

ここでさらに仕事のスピードを上げるためには、作業効率をアップさせるためのツールや習慣、ルールなども知っておくと、より仕事をスムーズにスピーディに進めることができます。

例えば、文章作成を効率化するために音声入力ツールを使ったり、「完璧にこだわらない」というルールを設けて意識的に仕事を前に進めたりするなどです。

仕事が速い人は、このように仕事を効率化を常に取り入れて作業を進めているので、仕事が終わらない人と比べると、圧倒的なスピードで仕事を終えられるのです。

以下の記事では、仕事の効率化の方法だけでなく、効率化のためのおすすめのツールや習慣、ルールなどを詳しくご紹介しています。

ぜひこちらの記事も参考にしてみましょう。

仕事を効率化するには?その方法やおすすめのツール・習慣を解説

4.定時で仕事を終える人が意識している3つのこと

自分だけ仕事が終わらない場合の対処法について理解した上で、さらに「定時に仕事を終えて帰る」という点に焦点を当てて考えてみると、意識すべきことは3つあります。

以下の図をご覧ください。

定時で仕事を終える人が意識している3つのこと

  1. 午前中に重要な仕事を行う
  2. 定時から逆算して仕事をする
  3. 定時後に予定を入れるようにする

それでは詳しく見ていきましょう。

4-1.午前中に重要な仕事を行う

定時で仕事を終える人は、午前中に重要な仕事を行うようにしています。

その理由は、午前中は1日の中で一番脳が活性化しており、仕事がはかどりやすいからです。
午前中はセロトニンやドーパミンなどが分泌され、脳の作業効率が高まっています。

具体的には、論理性や緻密さ、高い集中力が必要な作業を行うと作業がはかどります。
例えば、計画の立案や目標設定、重要な決断や文章を書くこと、などです。

午前中を有効に活用し、効率よく仕事を回していきましょう。

4-2.定時から逆算して仕事をする

定時までに仕事が終わるように、逆算して1日の仕事をこなす人は、無駄な時間を過ごすことなく仕事を前に進められ、しっかり定時に仕事を終えることができます。

例えば始業9時で、定時の17時30分には仕事を終える予定で1日の計画を立てるとなると、以下のように逆算して考えることができます。

【労働時間】
昼食の時間を抜いて「7時間30分」

【本日の仕事】

  • 企画書作成2件
  • B社のプレゼン資料1件
  • 営業資料作成1件
  • K社◯◯さんへのメールの返信1件
  • S社の◯△さんへ電話1件

【優先順位】
①B社のプレゼン資料→②企画書作成→③営業資料作成→④電話→⑤メール返信

【定時に帰るための逆算タイムスケジュール】
①9:00〜11:00
②11:15〜12:15
<昼食>
②13:15〜14:45
③15:00〜16:30
④16:45〜17:00
⑤17:10〜17:30

このように、常に「定時で仕事を終える」ということを前提に、限られた時間の中で逆算してスケジュールを考えて実行することで、無駄なく効率的に仕事を進められるのです。

4-3.定時後に予定を入れるようにする

定時で仕事を終わらせる人は、定時後に予定を入れるように意識しています。

というのも、定時後に楽しい予定が入っていれば、日中になんとか仕事を終わらせようというモチベーションがアップし、集中して仕事をすることができるからです。

例えば、定時後に食事の予定を入れたり、映画のチケットを予約しておいたり、ジムに行ったりするなど、具体的な予定を決めておくと、良いでしょう。

5.業務量が多くて仕事が終わらない場合の2つの対処法

ここまで、主に「周りと比べて自分だけが仕事が終わらない場合」の対処法や意識するべきことをご紹介しました。

次に本章では、業務量自体が多く、仕事が終わらない場合の以下2つの対処法について解説していきます。

業務量が多くて仕事が終わらない場合の2つの対処法

  1. 上司に相談する
  2. 転職する

それでは詳しく見ていきましょう。

5-1.上司に相談する

業務量が多すぎてやってもやっても仕事が終わらない状況では、上司に相談をしましょう。

上司は部下の管理責任があり、業務量が部下のキャパを超えてしまっている場合は、上司が調整するのも仕事の1つなのです。

5-1-1.上司に相談をする際は事前に仕事の洗い出しをする

上司に相談をする際は、事前に自分の仕事をするようにしましょう。

「残業したくない」「仕事が多すぎる」とだけ伝えても、上司は身構えてしまい、具体的にどうすれば解決するのか指示をするのは難しいのです。

現状、どれくらい自分が仕事を抱えているのかを伝えることで、上司に具体的な対応策を考えてもらうことができます。

5-1-2.仕事の洗い出しのやり方

上司に相談する前の仕事の洗い出しは以下の方法で行いましょう。

▼相談前の仕事の洗い出しの方法

  1. 現在自分が抱えている仕事を全て書き出す
  2. それぞれの仕事がどこまで終わっているのか書き加える
  3. 1週間程度の出退勤時間を出力しておく(どれくらいの労働時間で、今の業務量がこなせていないのかを明確に伝えるため)

例えば、以下のように仕事を洗い出してから、上司に相談をするようにしましょう。

【業務リスト】

  • A社プレゼン資料(未着手)
  • 企画書作成10件(3件/10件)
  • 自社製品の社内勉強会資料作成(30%)
  • B社営業資料作成(50%)
  • C社営業資料作成(50%)
  • 見積もり作成10件(未着手)
  • 社内会議用の資料作成(20%)
  • 競合他社分析/資料作成(30%)

【1週間の出退勤時間】
1/15 8:30出社 23:00退社
1/16 8:20出社 22:30退社
1/17 8:35出社 23:00退社
1/18 8:45出社 22:00退社
1/19 8:30出社 23:00退社

5-2.転職する

業務量が多すぎて、上司に相談したけれど何も対処してくれず、状況が変わらない場合は、転職をするというのも、1つの選択肢として考えてみましょう。

自分自身がキャパオーバーになってしまっているのに、そのまま仕事を続けると、心身ともに疲れて体調を崩してしまう可能性があります。

仕事が忙しい中で転職活動をするのは大変ですが、転職活動のプロにサポートを依頼すれば、履歴書・職務経歴書の作成サポート、面接練習のサポート、自分に合った会社の紹介などをしてもらえ、多忙な中でも転職先を見つけて転職を成功させることが可能です。

転職活動に関する相談だけでも可能なので、一度転職活動のプロと面談をしてみることをおすすめします。

以下3つの転職エージェントに相談をしてみると良いでしょう。

  • マイナビエージェント
  • リクルートエージェント
  • doda

 

【マイナビエージェント】

マイナビエージェント|20代&初めての転職におすすめ

マイナビエージェントは、20代に信頼されている転職エージェントNO.1の転職支援サービスです。はじめての転職でも安心できるよう、キャリアアドバイザーが転職に関する疑問ひとつひとつに丁寧に答えてくれます。

また、各業界の転職事情に精通した専任アドバイザーによって、あなたにとって最適なキャリアプランを提案してくれるので、「転職に失敗した」ということになりにくいです。

【リクルートエージェント】

リクルートエージェント

リクルートエージェントは、転職支援実績No.1の転職支援サービスです。一般の求人サイトには掲載されていない10万件以上の非公開求人を持っているため、多くの選択肢からあなたにとって最適な転職先を選ぶことができます。

また、提出書類の添削、面接対策などサポート体制がしっかりしているので、時間がない人や転職経験があまりない人でも安心して転職活動をすすめられます。

【doda】

doda

dodaは、業界最大数の利用者数を誇る転職支援サービスです。dodaでは、キャリアアドバイザーが面談を行って、強みや適正から求人を導いてくれることもあるため、「1人ではどうしていいか分からない」という人にもおすすめです。

また、企業に合わせた応募書類の添削や面接サポート、面接日程の調整、内定後の入社時期の調整などを行ってくれるので、安心して転職活動をすすめていくことができます。

6.仕事が終わらず大きなストレスを抱えてしまう場合の3つの対処法

仕事が終わらないと悩んでいる人は、仕事がいつまで経っても終わらないストレスで、仕事へのモチベーションが下がってしまったり、身体に不調が現れたりする可能性があります。

そこでストレスを緩和する以下3つ方法を知って、仕事へ取り組むための意欲を高め、体調を取り戻しましょう。

それでは詳しく見ていきましょう。

6-1.1日20分の運動をする

1日20分の運動をすることで、ストレスを解消することができます。

その理由は、運動をすることによって心を安定化させるセロトニンとエンドルフィンというホルモンが分泌されるためです。

この2つのホルモンが分泌されることで、精神が安定し、リラックスできるので、結果的にストレスを緩和することができるのです。

具体的にすべき運動は、ランニング・ウォーキング・なわとび・筋トレです。

時間は長すぎると疲労が蓄積して逆にストレスとなる可能性があり、時間が短すぎると効果が出ない可能性があるため、1日20分を目安に行うと良いでしょう。

自分で少しでも時間を確保して、運動をしてみましょう。

ストレスが少しでも解消する可能性があります。

6-2.お風呂で湯船につかる

お風呂に入る際に、湯船につかることでストレスを解消することが可能です。

6-2-1.湯船につかることでストレスが緩和する理由

湯船につかることがストレス解消につながる理由は、ストレス緩和し、心を安定させるホルモンが分泌されるためです。

湯船につかることで、日中仕事をしている際に優位になっている自律神経の「交感神経」が、「副交感神経」に切り替わり、ストレスの緩和に効果があるエンドルフィンや、セロトニンの分泌が活発になります。

6-2-2.ストレス解消に有効な入浴のポイント

ストレス解消をするためには、ストレスに有効な入浴のポイントを意識する必要があります。

ストレス解消に有効な入浴のポイントは、以下の3つです。

▼ストレス解消に有効な入浴のポイント

1.湯船の温度は38℃〜40℃程度のぬるま湯にする
ストレスを解消してくれる「副交感神経」の働きを高めるため、ぬるま湯につかりましょう。

2.入浴時間は20分前後にする
体に負担が少なく、全身が温まってリラックス効果をもたらすのは、20分程度です。
長時間の入浴が苦手な場合は、10分でもいいので湯船につかると良いでしょう。

3.半身浴をする
半身浴は、心臓やはいへの負担が少なく、長時間の入浴でものぼせたりせずに体を温めることが可能です。

6-3.目を閉じて深い呼吸を5分間行う

目を閉じて深い呼吸を行うことで、ストレスを解消することができます。

なぜなら、目を閉じて深い呼吸を行うことで、ストレスを感じる際に分泌される「コルチゾール」が減少し、幸せを感じる「オキシトシン」というホルモンが分泌されるためです。

1日5分、リラックスして座り、目を閉じて深い呼吸をする習慣を取り入れてみましょう。

7.仕事が終わらない人におすすめの本3選

仕事がなかなか終わらない人は、速く仕事をこなすための時間術を学んでみると、終わらなかった仕事をこなせるようになる可能性があります。

そこで本章では、仕事が終わらない人のためにおすすめの、仕事術の本を3選ご紹介します。

7-1.なぜあなたの仕事は終わらないのか/中島聡 著

なぜ、あなたの仕事は終わらないのか

出典:Amazon.co.jp

まずご紹介するのは、米マイクロソフト本社で働いていた伝説のプログラマー・中島聡著「なぜ、あなたの仕事は終わらないのか」です。

7-1-1.本の内容

著者が発明した「ロケットスタート時間術」の解説や、そもそも「時間とは何か」という本質的な内容にも迫った内容です。

7-1-2.おすすめポイント

この本のおすすめポイントは、著者が自分の半生をかけて発明した「ロケットスタート時間術」を出し惜しみなく解説してくれているという点です。

仕事で成果を出しているだけあって、目から鱗の時間術です。

ちなみに、このロケットスタート時間術は、締め切り日までの期間の2割の期間で8割の仕事を進めてしまうというものです。

例えば仕事の締め切りが10日後の場合、2日間で8割を終えるつもりで取り掛かり、実際に2日目の段階で全体の6割未満しか進んでいない場合は、上司に締め切り日延長の申し出をする、8割完成していれば、予定通りの締め切り日で問題ないと判断します。

著者が効率よく仕事を進め、成果を出してきた経験に基づく時間術は、学ぶ価値があります。

7-1-3.本の基本情報

本の基本情報

タイトル

なぜ、あなたの仕事は終わらないのか

著者

中島 聡

ページ数

288ページ

出版社

文響社

定価

1,490円(税込)

出版日

2016年06月07日

購入サイト

Amazon.co.jp

7-2.神・時間術/樺沢 紫苑 著

神・時間術

出典:Amazon.co.jp

7-2-1.本の内容

精神科医として、「本の執筆」「メルマガ・YouTube・Facebook・ブログでの情報発信」「病院診療」「月20冊以上の読書」「セミナーの開催」など、ハードな仕事をこなしている著者の時間術を解説しています。

具体的な時間術だけではなく、精神科医として脳の働きに関連付けた、生産性のある行動についても詳しく解説しています。

7-2-2.おすすめポイント

精神科医というポジションから、「脳のパフォーマンスを最大限まで引き出すことで、集中力をコントロールし、使える時間を増やす」というアプローチで、時間術が語られているという点がおすすめポイントです。

表面的なテクニックではなく、いかに自分の能力を発揮して仕事をするかについて解説しているため、この本を読めば、意識次第で仕事のための時間を増やすことが可能です。

7-2-3.本の基本情報

本の基本情報

タイトル

神・時間術

著者

樺沢 紫苑

ページ数

278ページ

出版社

大和書房

定価

1,650円(税込)

出版日

2017年04月13日

購入サイト

Amazon.co.jp

7-3.時間術大全/ジェイク・ナップ、ジョン・ゼラツキー 著

時間術大全

出典:Amazon.co.jp

7-3-1.本の内容

Googleの元社員ジェイク・ナップ氏とYouTubeの元社員ジョン・ゼラツキー氏がタッグを組んで、経験に基づく時間を増やすための使えるテクニックを87個も紹介しています。

7-3-2.おすすめポイント

この本のおすすめポイントは、今すぐに取り入れられ、絶大な効果をもたらしてくれるテクニックを数多く紹介してくれているという点です。

例えば、スマホで気が散らないように、TwitterやFacebookなどのSNS系アプリを消し、それらに奪われていた時間を取り戻す、など、大胆なテクニックではあるものの、今からでもすぐに取り入れることが可能で、実行すれば効果は大きいことはイメージできます。

今すぐ実践でき、効果のある時間術を知りたいという人にはおすすめの本です。

7-3-3.本の基本情報

本の基本情報

タイトル

時間術大全

著者

ジェイク・ナップ、ジョン・ゼラツキー著

ページ数

320ページ

出版社

ダイヤモンド社

定価

1,760円(税込)

出版日

2019年6月20日

購入サイト

Amazon.co.jp

8.まとめ

本記事では、仕事が終わらない原因や対処法、定時で帰るために意識すべきことなどをご紹介しました。

改めて内容をおさらいしてみましょう。

◆仕事が終わらない人の根本的な原因

仕事が終わらない人の根本的な原因

仕事が終わらない人の根本的な原因

◆自分だけ仕事が終わらない時の5つの対処法

自分だけ仕事が終わらない時の5つの対処法

◆定時で仕事を終える人が意識している3つのこと

定時で仕事を終える人が意識している3つのこと

◆業務量が多くて仕事が終わらない場合の2つの対処法

業務量が多くて仕事が終わらない場合の2つの対処法

◆仕事が終わらず大きなストレスを抱えてしまう場合の3つの対処法

仕事が終わらず大きなストレスを抱えてしまう場合の3つの対処法

◆仕事が終わらない人におすすめの本3選

  • なぜあなたの仕事は終わらないのか/中島聡 著
  • 神・時間術/樺沢 紫苑 著
  • 時間術大全/ジェイク・ナップ、ジョン・ゼラツキー 著

本記事が参考になれば幸いです。

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キャリアアップとは?

よりよいキャリアアップを目指して先々の計画を立てることをキャリアデザインと言います。
どのようなキャリアを積み、自分の人生に役立てていくかを、常日頃からイメージしておくとよいでしょう。
もちろん、無理してキャリアアップなどせずに平坦に暮らしていたいというのも、ひとつの考え方です。

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